Admin & Office Experience Executive

Đảm bảo mọi trải nghiệm tại văn phòng diễn ra mượt mà, hiệu quả và tạo cảm giác ‘được chăm sóc’ cho toàn bộ nhân sự.
Tại Base, vị trí Admin & Office Experience Officer không chỉ là người làm hành chính, mà là "người vận hành hạnh phúc". Bạn chịu trách nhiệm đảm bảo mọi nguồn lực vật chất (tài sản, chi phí) và tinh thần (sự gắn kết) đều sẵn sàng để đội ngũ Base bứt phá mục tiêu tăng trưởng.

Mua sắm tập trung: Tiếp nhận nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, so sánh giá và thực hiện mua sắm (văn phòng phẩm, thiết bị, pantry, quà tặng...).

Output:
Đảm bảo chi phí tối ưu thông qua việc lựa chọn và đánh giá định kỳ NCC, đáp ứng được nhu cầu sử dụng của nhân sự tại văn phòng.

Quản lý tài sản (Asset Tracking): Quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng. Phối hợp với IT Helpdesk cấp phát, thu hồi và theo dõi vòng đời tài sản (máy tính, bàn ghế, thiết bị họp). Thực hiện kiểm kê định kỳ.

Output:
Tỷ lệ sai lệch kiểm kê tài sản = 0%; tài sản được dán mã và quản lý trên phần mềm.

Bảo trì hệ thống: Giám sát việc bảo trì định kỳ máy móc (máy in, điều hòa, máy lọc nước).
Output: Không xảy ra tình trạng gián đoạn công việc do hỏng hóc thiết bị quá 4h làm việc.

Làm việc với BQL Tòa nhà: Đầu mối xử lý các vấn đề phát sinh (thẻ xe, điện nước, vệ sinh, an ninh...).

Output: Xử lý triệt để các sự cố hạ tầng trong vòng 24h; Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với BQL để hỗ trợ tối đa cho nhân viên.

Thực hiện thanh toán: Tập hợp hóa đơn, chứng từ, đối soát công nợ với nhà cung cấp và phối hợp với các bộ phận Product, Kế toán để thực hiện thanh toán đúng hạn (tiền điện, nước, internet, thuê văn phòng, Tools, Product ).

Output:
100% hóa đơn được xử lý chính xác, không phát sinh nợ quá hạn hoặc bị cắt dịch vụ.

Quản lý ngân sách (Budget Control): Theo dõi chi phí hành chính hàng tháng theo ngân sách đã phê duyệt.

Output:
Báo cáo chi phí hàng tháng rõ ràng; Cảnh báo kịp thời nếu chi phí vượt định mức.

Điều phối sự kiện: Phối hợp với các team Event, IC hỗ trợ tổ chức các sự kiện Công ty như Teambuilding, các ngày lễ (8/3, 20/10, Trung thu,....).

Output:
Đảm bảo mục tiêu tham gia/tỉ lệ hài lòng theo mục tiêu từng sự kiện

Vận hành Văn phòng: Đảm bảo không gian làm việc luôn Xanh- Sạch- Sáng. Trực tiếp làm việc với các đơn vị vệ sinh, bảo vệ.

Output:
Điểm vệ sinh văn phòng đạt tiêu chuẩn 5S hàng ngày.

Tiếp nhận & Điều phối: Trực tiếp giao nhận công văn, hồ sơ, hóa đơn, hợp đồng khách hàng.

Output: Tài liệu được phân loại và chuyển đến đúng bộ phận liên quan ngay trong ngày, không thất lạc, không trễ hạn.

Quản trị tài liệu: Soạn thảo, quản lý và lưu trữ các văn bản hành chính, chứng từ cần thiết của văn phòng.

Output: Hệ thống lưu trữ (vật lý & số hóa) khoa học, truy xuất thông tin

Kinh nghiệm: Tối thiểu 02 năm tại vị trí tương đương. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc với số liệu, hóa đơn, chứng từ thanh toán.
Có định hướng, mong muốn phát triển và theo đuổi công việc tối thiểu 2 năm.

Nhóm Năng lực Cốt lõi:

Ý chí / Nghị lực (Resilience): Không ngại vất vả khi tổ chức sự kiện, không nản lòng trước những quy trình hành chính phức tạp.
Tận tâm (Dedication): Làm việc với tinh thần phụng sự, chú tâm đến từng chi tiết nhỏ để nhân viên cảm thấy được quan tâm thực sự.
Chính trực (Integrity): Trung thực trong mọi con số, công bằng trong mọi quyết định chăm lo đời sống anh em.
Hướng kết quả (Result- oriented): Làm việc không chỉ là "xong việc" mà phải là "kết quả tốt nhất cho tổ chức".
Growth Mindset: Coi mọi vấn đề phát sinh là bài toán cần giải để phát triển bản thân, không ngại thay đổi cách làm cũ để đạt hiệu quả cao hơn.

Nhóm Năng lực Chuyên môn:

Tư duy giải quyết vấn đề (Problem- solving) nhanh nhạy và tinh tế.
Tốt nghiệp chuyên ngành QTKD, Quản trị văn phòng hoặc các ngành liên quan.
Kỹ năng sắp xếp, ưu tiên công việc (Multitasking) cực tốt.
Thái độ tích cực

Company Trip hàng năm
Môi trường lành mạnh, "drama- free", đồng nghiệp thân thân thiện, supportive. Văn hóa làm việc minh bạch, data- driven.
Các chế độ: BHXH, BHYT, BHTN theo luật định của nhà nước.
Được tham gia các khóa học MOOCs trên Coursera, Udemy, các chương trình đào tạo kỹ năng theo chính sách của Công ty.
Thu nhập: lương base theo năng lực + thưởng theo quý.
Lương tháng 13, Performance Review 1 lần/năm.
Bảo hiểm sức khỏe FPTCare cho nhân sự từ 1 năm làm việc.
Cơ hội làm việc tại công ty công nghệ hàng đầu về SaaS tại VN, có tốc độ tăng trưởng ổn định, được sử dụng toàn bộ ~60 ứng dụng Base trong quản lý Nhân sự / Công việc / .... giúp tối ưu quy trình, hiệu suất làm việc.

Quy trình phỏng vấn
Vòng 1: Phỏng vấn sơ loại với HR (qua điện thoại hoặc Google Meet)
Vòng 2: Phỏng vấn chuyên môn (tại Công ty)
Vòng 3: Phỏng vấn phù hợp văn hóa (tại Công ty)
- -
Địa điểm làm việc: Trụ sở Hà Nội – Tầng 3, Tòa Autumn, GoldSeason, số 47 Nguyễn Tuân, Thanh Xuân, Hà Nội.
Thời gian làm việc: Thứ 2 đến Thứ 6: 8h30- 12h00; 13h30 – 18h00. Thứ 7: 8h30- 12h00.

*

Địa chỉ email

*

Số điện thoại

*

+ Thông tin thêm

CV của bạn *

Click để chọn & tải lên CV của bạn

Mã bảo mật *

TẠI ĐÂY

Nộp đơn ứng tuyển

Các vị trí liên quan

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-04-01 22:15:03