Chuyên viên Lưu trữ Văn thư

Đảm bảo hệ thống tài liệu được quản lý khoa học, tuân thủ quy định pháp luật và nội bộ, đồng thời xây dựng – chuẩn hóa các quy trình nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và khả năng truy xuất dữ liệu.
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động văn thư – lưu trữ của Công ty, bao gồm kiểm soát văn bản đi/đến, quản lý hồ sơ tài liệu (bản cứng & bản mềm), đồng thời xây dựng và chuẩn hóa quy trình nhằm đảm bảo tính tuân thủ, truy xuất nhanh chóng và hiệu quả vận hành.

Công tác Văn thư:

Kiểm soát việc ban hành văn bản: đánh số, kiểm tra thể thức, đảm bảo tính hợp lệ trước khi phát hành
Đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của tài liệu trong quá trình luân chuyển.
Tiếp nhận, phân loại và phân phối công văn, tài liệu đến các phòng ban/công ty thành viên
Theo dõi và hỗ trợ quy trình trình ký (hardcopy & e- sign)
Quản lý và lưu trữ bản chính của các văn bản đã ban hành

Công tác Lưu trữ:

Đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và dễ truy vết của dữ liệu.
Quản lý hệ thống lưu trữ vật lý và điện tử (DMS/SharePoint/Drive…)
Thiết lập và kiểm soát quy trình mượn/trả hồ sơ, đảm bảo truy xuất nhanh chóng
Phân loại, lập danh mục và tổ chức lưu trữ hồ sơ theo từng nhóm (pháp lý, hợp đồng, nhân sự, tài chính, vận hành…)
Theo dõi thời hạn lưu trữ, đề xuất tiêu hủy hồ sơ theo đúng quy định

Quản lý con dấu & kiểm soát đóng dấu:

Phối hợp với Pháp chế/IC trong việc rà soát tính hợp lệ của hồ sơ trước khi đóng dấu (khi cần).
Xây dựng, ban hành và cập nhật quy trình/quy định sử dụng con dấu áp dụng cho Galaxy Holdings và toàn bộ công ty thành viên
Trực tiếp quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng quy định pháp luật và nội bộ
Thực hiện đóng dấu trên các văn bản, hợp đồng, tài liệu theo phân quyền/phê duyệt
Kiểm soát việc sử dụng con dấu: ghi nhận sổ theo dõi, đảm bảo đúng thẩm quyền, mục đích và hạn chế rủi ro pháp lý

Xây dựng & chuẩn hóa hệ thống:

Đề xuất và triển khai các giải pháp số hóa, cải tiến hệ thống lưu trữ (DMS, SharePoint, e- sign, workflow…).
Xây dựng, cập nhật và triển khai các quy trình, quy định liên quan đến văn thư – lưu trữ và quản lý tài liệu.
Chuẩn hóa biểu mẫu, quy tắc đặt tên file, version control.
Đóng vai trò đầu mối hướng dẫn các phòng ban/công ty thành viên tuân thủ quy trình.

Kiểm soát & tuân thủ:

Báo cáo định kỳ về tình trạng quản lý tài liệu, hồ sơ.
Phối hợp với các bộ phận (Pháp chế, Kiểm soát nội bộ, Kiểm toán…) trong các đợt kiểm tra/audit
Đảm bảo việc lưu trữ và quản lý tài liệu tuân thủ quy định nội bộ và pháp luật

Các công việc khác

Thực hiện các báo cáo định kỳ và các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban lãnh đạo.

Tốt nghiệp Đại học các ngành:

Văn thư – Lưu trữ
Hành chính, Quản trị văn phòng
Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm:

Tối thiểu 3–5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực văn thư – lưu trữ hoặc quản lý tài liệu.
Ưu tiên ứng viên đã từng:
Xây dựng hệ thống lưu trữ/ quy trình từ đầu.
Làm việc trong môi trường có quy mô vừa – lớn hoặc có yêu cầu kiểm soát cao.

Kỹ năng:

Am hiểu nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và quy định pháp luật liên quan (đặc biệt về quản lý con dấu, hồ sơ pháp lý)
Sử dụng tốt các công cụ văn phòng và hệ thống quản lý tài liệu….
Cẩn thận, chi tiết, độ tin cậy và trách nhiệm cao
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp và quản lý dữ liệu khoa học
Kỹ năng xây dựng quy trình, chuẩn hóa hệ thống

Laptop, Chế độ bảo hiểm, Phụ cấp, Xe đưa đón, Đồng phục, Chế độ thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Tăng lương, Công tác phí, Nghỉ phép năm, CLB thể thao

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-04-06 13:10:02