Mục đích công việc:
Đảm bảo việc thực hiện công việc liên quan đến giao nhận các chứng từ, các thủ tục cần thiết để hàng hóa lưu thông một cách suôn sẻ nhất.
Các đối tượng chính có quan hệ trong công việc:
Bên trong công ty
Nhân viên Phòng ban trong công ty. Thông tin liên hệ khách hàng, đối tác và nhà cung cấp theo danh sách đính kèm.
Bên ngoài công ty
Thông tin liên hệ các cơ quan địa phương chức năng liên quan trong công việc theo danh sách đính kèm.
Nhiệm vụ:
Phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình thực hiện dự án.
Quản lý đơn hàng, bao gồm dự toán chi phí, đàm phán với các bên khác.
Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các Phòng/ Ban, đơn vị trực thuộc trình Tổng cty có liên quan đến Ban Thương mại Dự án.
Chịu trách nhiệm liên quan đến kiểm soát dự án: quản lý hợp đồng, quản lý chi phí dự án, làm hồ sơ thanh toán với Khách hàng, kiểm soát tiến độ dự án và mua sắm vật tư.
Chịu trách nhiệm hoàn thành việc đánh giá và quản lý các nhà cung cấp. Theo dõi và quản lý việc mua sắm.
Hỗ trợ trưởng ban quản lý và thực hiện kiểm soát chất lượng, an toàn dự án.
Thực hiện báo cáo dòng tiền thu- chi của Ban Dự án, theo dõi Dự trù Dự án.
Hỗ trợ trưởng ban trong tất cả các hoạt động lập kế hoạch dự án và tài chính dự án, bao gồm lập ngân sách, theo dõi chi phí và lập hóa đơn.
Tham gia lập dự trù chi phí và lập ngân sách để đảm bảo tính thanh khoản, dòng tiền của dự án hoạt động bình thường.
Quản lý, lưu trữ hồ sơ, công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan đến công việc phụ trách.
Kiểm tra và đánh giá thời gian thực hiện cho tất cả các nhà thầu phụ theo yêu cầu của khách hàng.
Kiểm tra, theo dõi, và đôn đốc các Bộ phận, Phòng Ban thực hiện công tác thanh toán cho nhà thầu, nhận thanh toán từ Khách hàng.
Hoàn thành các thủ tục cấp thẻ, chứng chỉ cho nhân viên và phương tiện của nhà thầu trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại.
Phối hợp với bộ phận Kỹ thuật về công tác mua sắm, quản lí vật tư, thiết bị tại công trường của Công ty.
Chuẩn bị tài liệu và ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp liên quan đến Thương Mại.
Các công việc khác theo yêu cầu của Ban Dự án.
Quyền hạn:
Tham gia vào việc lập kế hoạch và dự báo chi phí cho các giai đoạn tiếp theo của dự án, đảm bảo rằng các chi phí dự kiến là chính xác và phù hợp với ngân sách
Xây dựng ngân sách dự trù chi phí cho từng giai đoạn của dự án và đưa ra các đề xuất ngân sách, tối ưu hóa chi phí.
Lựa chọn nhà cung cấp, đảm bảo rằng các nhà cung cấp được chọn có khả năng cung cấp dịch vụ với chi phí hợp lý và chất lượng tốt.
Phân tích và báo cáo tình hình quyết toán chi phí của dự án, cung cấp thông tin hóa đơn cho Giám đốc dự án và các phòng ban liên quan.
Kiểm tra các khoản chi tiêu thực tế so với ngân sách đã được phê duyệt, phát hiện và ngăn chặn các khoản chi không cần thiết hoặc vượt quá ngân sách.
Điều kiện làm việc:
Số ngày làm việc trong tuần: 06 ngày, từ thứ 2 đến thứ sáng 7 hàng tuần (Theo sự điều động của cấp trên có thể làm chiều thứ 7 và chủ nhật tùy vào tình hình công việc).
Thời gian làm việc trong ngày như sau:
Chiều từ 13 giờ 30 đến 17 giờ 30.
Sáng từ 08 giờ đến 12 giờ 00 phút.
Công ty trang bị các phương tiện làm việc chính: Điện thoại, máy vi tính, văn phòng phẩm.
KPI của vị trí:
Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution- FCR).
Tỷ lệ chi phí hoạt động của phòng ban (Operating Expense Ratio- OER).
Tiến độ, độ chính xác các báo cáo định kỳ và đột xuất.
Tỷ lệ số lần làm sai, trễ chứng từ/tổng số yêu cầu.
