Phân ca làm việc cho nhân viên trong bộ phận, kiểm soát được định mức NSLĐ, chất lượng công việc của CBNV trong bộ phận:
- Tổ chức triển khai công việc, phân công công việc các Tổ trưởng/nhân viên, kiểm soát được định mức NSLĐ, chất lượng công việc của CBNV trong bộ phận:
- Trực tiếp tổ chức triển khai, phân công công việc cho nhân viên trong bộ phận/ca làm việc/khu vực phụ trách và kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các kế hoạch đã phê duyệt cùng với Trưởng bộ phận.
- Đồng thời tự đúc rút kinh nghiệm cho việc xây dựng và triển khai các kế hoạch trong tương lai của khu vực/ca phụ trách.
- Tham gia đánh giá việc thực hiện các kế hoạch để có các biện pháp hỗ trợ, thúc đẩy, xử lý các vướng mắc, tạo các cơ chế động viên hoặc gây sức ép để nhân viên hoàn thành được các kế hoạch đã đặt ra.
Quản lý đào tạo nhân sự nghề, tiêu chuẩn. Đảm bảo chất lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn vận hành:
- Kèm cặp các nhân viên được quy hoạch nguồn để phát triển lên CBLĐ.
- Lập/duyệt KH đào tạo cho nhân viên cấp dưới theo KH đào tạo chung của khối/công ty, đảm bảo nhân viên thực hiện đủ các chỉ tiêu đào tạo theo quy định, nắm vững các quy định tiêu chuẩn vận hành.
- Đào tạo tay nghề chuyên môn cho nhân viên cấp dưới, đặc biệt TH nhân viên mới, đảm bảo chất lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn vận hành.
Quản lý chất lượng dịch vụ bộ phận khu vực trực tiếp quản lý:
- Quản lý tài sản và tổ chức kiểm kê định kỳ tài sản của bộ phận, đánh giá tình trạng và đề xuất phương án xử lý, nâng cấp. Nghiên cứu tìm kiếm những giải pháp, máy móc mới của dịch vụ vệ sinh để chủ động đề xuất cải tiến, thay thế nhằm nâng cao năng suất lao động.
- Tổ chức kiểm tra, kiểm soát các khu vực trực tiếp quản lý hàng ngày, hàng tuần theo checklist kiểm tra kịp thời phát hiện các bất cập cần khắc phục, đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định, tiêu chuẩn CLDV.
- Kiểm soát kết quả thực hiện công việc của cấp dưới đảm bảo chất lượng dịch vụ, tiêu chuẩn vận hành. Định kỳ phân tích, đánh giá các sự cố có tính chất lặp lại, đề xuất phương án xử lý dứt điểm.
Quản lý các kế hoạch:
- Khi phát sinh các chiến dịch, dự án… cần tham gia lập kế hoạch bổ sung, cập nhật vào bộ kế hoạch công việc của nhóm/khu vực phụ trách.
- Lập kế hoạch công việc định kỳ, kế hoạch triển khai công việc tháng/tuần/ngày theo kế hoạch chung của TTTM đã được phê duyệt; kiểm soát việc thực hiện KH đảm bảo hoàn thiện KH theo đúng quy định cả về chất lượng và thời gian thực hiện.
Quản lý chi phí:
- Lập kế hoạch kiểm kê kho VTVL, CCDC tháng/tuần/ngày, đảm bảo đúng/đủ/tối ưu.
- Lập ngân sách mua sắm vật tư vật liệu, công cụ dụng cụ hàng năm của bộ phận, đảm bảo đúng/đủ/tối ưu.
Các công việc khác:
- Tham gia rà soát và cập nhật hệ thống QT/QĐ của bộ phận đảm bảo QT/QĐ đúng, đủ, cập nhật kịp thời.
- Đánh giá nhân sự: Tổ chức đánh giá hiệu quả công việc của CBNV, đưa ra các kế hoạch/phương án khắc phục điểm cần cải thiện, nâng cao chất lượng đội ngũ CBNV trong bộ phận, báo cáo GĐ BQL.
- Phối hợp BP liên quan: Kết nối với các bộ phận liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời, đúng quy định, đúng hạn.
Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống
- Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại Đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về quản lý rủi ro.
- Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tổng Công ty. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ Ban/Phòng. Đồng bộ hóa dữ liệu hướng đến số hóa và AI hóa toàn bộ hệ thống quản trị nghiệp vụ chuyên môn.
- Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Ban/Phòng sử dụng, vận hành, quản lý.
- Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Ban/Phòng: Quy định, Quy trình, Biểu mẫu, Quy chế triển khai (Checklist) công việc,… đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Ban/Phòng được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Ban/Phòng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân sự kế thừa.
