Thư Ký Giám Đốc

Công việc thường xuyên của thư ký:
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp; ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp.
- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin theo yêu cầu của Giám đốc .
- Trao đổi thông tin qua email với các đối tác, khách hàng theo sự chỉ đạo của Giám đốc.
- Truyền đạt thông tin của Giám đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi, làm báo cáo gửi trực tiếp Giám đốc.
- Hỗ trợ GĐ tổ chức đón tiếp đại diện hãng, nhà sản xuất sang thăm các cơ sở của Công ty.
- Giúp việc cho GĐ trong việc đối nội và đối ngoại khi cần thiết. Chăm sóc khách hàng, đối tác (gửi quà, hoa vào các dịp lễ, kỷ niệm…).
- Thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của GĐ (liên hệ đối tác, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, làm các thủ tục visa …).
+ Phối hợp với các bộ phân liên quan lên kế hoạch đón tiếp hãng.
+ Kết thúc chuyến thăm, tổng hợp các nội dung và báo cáo GĐ để triển khai các hoạt động tiếp theo với các bộ phận liên quan.
+ Tiến hành biên dịch (song ngữ) các tài liệu về sản phẩm để đón tiếp hãng.
+ Tiếp nhận thông tin từ các hãng, đối tác về kế hoạch, thời gian dự kiến sang Việt Nam. Phản hồi về thời gian hợp lý cho hai bên sau khi Hội đồng Quản trị và Giám đốc họp thống nhất.
Hỗ trợ Giám đốc trong công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D):
- Hỗ trợ GĐ tổng hợp ý kiến của các đại lý, khách hàng, phòng Đào tạo về sản phẩm, đánh giá điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất xem xét cải tiến sản phẩm (nếu có).
- Trao đổi với hãng để tìm ra phương án cải tiến hợp lý (chất lượng sản phẩm, bao bì) theo yêu cầu và sự chỉ đạo của Giám đốc.
- Gửi hàng mẫu tới các Trưởng nhóm dịch vụ, các đại lý, khách hàng dùng thử sản phẩm và tổng hợp đánh giá.
- Chuẩn bị hồ sơ giấy tờ theo sự chỉ đạo của Giám đốc phục vụ công tác đăng ký theo quy định của Bộ Y tế (nếu có).
Biên dịch, phiên dịch:
- Biên dịch các tài liệu về sản phẩm, hợp đồng mua bán, chứng từ, giấy tờ chứng nhận, giấy phép,… (song ngữ).
- Phiên dịch trong các cuộc họp, sự kiện, các buổi đào tạo với hãng và các phòng/ban/bộ phận liên quan
Tuân thủ bảo mật thông tin của Công ty và khách hàng
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban giám đốc

- Kỹ năng văn phòng thành thạo (Words, Excel), phần mềm thu ngân.
- Kinh nghiệm trợ lý; thư ký cho Giám đốc lĩnh vực Dược mỹ phẩm từ 2- 3 năm trở lên
- Trình độ: Tốt Nghiệp Đại học Dược/ Ngôn ngữ anh
- Có kỹ năng giao tiếp khéo léo, xử lý công việc nhanh, có khả năng thuyết phục, làm việc độc lập và phối hợp nhóm, tư duy logic trong công việc.
- Ưu tiên biết tiếng anh thành thạo 4 kỹ năng
- Kỹ năng Tin học văn phòng thành thạo (Words, Excel, Powerpoint)

- Khám sức khỏe định kỳ hàng năm; thưởng tháng lương thứ 13; teambuilding; Year End Party
- Chế độ thường ngày lễ tết; sinh nhật; hiếu hỉ; thăm hỏi
- Chế độ BHXH; BHYT; Công đoàn; Phép năm đầy đủ
- Thu nhập: Thỏa thuận theo kinh nghiệm

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-03-26 10:25:03