• Tiếp nhận, phân loại và cập nhật các yêu cầu RFQ/RFP, thư mời thầu, yêu cầu chào giá từ khách hàng, EPC, nhà máy và đối tác.
• Theo dõi quá trình làm rõ hồ sơ; chuẩn bị văn bản trả lời làm rõ, cập nhật phiên bản hồ sơ và kiểm soát phát hành đúng phiên bản.
• Soạn thảo hồ sơ chào giá/hồ sơ dự thầu phần thương mại, hoàn thiện biểu mẫu, thư chào giá, bảng giá, điều kiện thương mại và các file tổng hợp.
• Soạn thảo, hiệu chỉnh và rà soát hợp đồng theo mẫu công ty hoặc theo mẫu khách hàng; đối chiếu với chào giá/trúng thầu để tránh sai khác.
• Kiểm tra các điều khoản trọng yếu: giá trị hợp đồng, tạm ứng, thanh toán, tiến độ, nghiệm thu, bảo hành, phạt chậm tiến độ, bảo lãnh, thuế, điều kiện giao hàng.
• Làm việc với khách hàng/đối tác trong phạm vi được phân công; tiếp nhận phản hồi, yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc điều chỉnh thương mại.
• Hỗ trợ chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện hữu; phối hợp nội bộ để phản hồi chuyên nghiệp, đúng hạn.
• Thiết lập checklist hồ sơ cho từng gói thầu/chào giá; theo dõi deadline và chủ động nhắc các bộ phận liên quan.
• Lập bảng theo dõi tình trạng hợp đồng, phụ lục, gia hạn, điều chỉnh phát sinh và mốc thanh toán.
• Cập nhật định kỳ các danh mục: cơ hội/gói thầu, báo giá đã phát hành, hợp đồng đang thực hiện, hợp đồng chờ thanh toán, hồ sơ quá hạn hoặc thiếu chứng từ.
• Đọc hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu để xác định phạm vi thương mại, điều kiện thanh toán, tiến độ, bảo lãnh, hiệu lực hồ sơ, hồ sơ pháp lý cần nộp.
• Duy trì dữ liệu giá tham chiếu, lịch sử mua hàng, điều khoản thương mại và danh sách nhà cung cấp phục vụ cho hoạt động chào giá.
• Phối hợp kỹ thuật để làm rõ scope of work, tiêu chuẩn kỹ thuật, điều kiện giao hàng, điều kiện nghiệm thu và các ngoại lệ thương mại.
• Hỗ trợ xây dựng biểu mẫu, chuẩn hóa hồ sơ và cải tiến quy trình thương mại – đấu thầu.
• Phối hợp với kế toán, dự án, mua hàng và kho để cập nhật hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh toán, công nợ và điều kiện xuất hóa đơn.
• Lập báo cáo tuần/tháng theo yêu cầu của Giám đốc hoặc quản lý trực tiếp về tình trạng chào giá, gói thầu, hợp đồng và công nợ liên quan.
• Tổ chức lưu trữ hồ sơ chào giá, hồ sơ dự thầu, hợp đồng, phụ lục, bảo lãnh, biên bản làm rõ và thư từ thương mại theo quy định công ty.
• Thu thập báo giá từ nhà cung cấp/phụ thầu, so sánh các phương án và đề xuất lựa chọn phù hợp về giá, tiến độ, điều kiện thanh toán và mức độ đáp ứng.
