Nâng cao công tác tuyển dụng với chỉ số KPI tuyển nhân viên ngành HR

Việc áp dụng các chỉ số KPI để tuyển dụng sẽ nhằm tăng hiệu quả trong việc lựa chọn ứng viên chất lượng cho doanh nghiệp, hãy cùng 123job tham khảo bài viết về chỉ số KPI dưới đây để có thêm kinh nghiệm và kiến thức trong khi tuyển dụng nhé.

Tuyển dụng chính là quá trình thu hút người xin việc có trình độ chuyên môn từ lực lượng lao động xã hội đến lực lượng lao động ở bên trong tổ chức. Mọi tổ chức cần phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động để nhằm đạt được mục tiêu của bản thân.

I. Xây dựng chỉ số KPI tuyển dụng

1. Tổng lượng CV nhận được trong một đợt tuyển dụng

Chỉ số này đo lường được mức độ hiệu quả truyền thông của bạn, số lượng CV mà bạn nhận được nhiều có thể là do danh tiếng công ty của bạn có thể do truyền thông tốt, có thể do công việc rất hấp dẫn. Bạn cần phải làm một bảng đánh giá để hỏi lại ứng viên để xem xét xem số lượng CV của bạn nhiều hoặc ít vì lý do nào để cải tiến cho các đợt tuyển dụng sắp tới.

2. Tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu

Nâng cao công tác tuyển dụng nhân viên

Đó chính là mức các ứng viên đạt các yêu cầu cơ bản theo chỉ số kpi của bạn.
Tỷ lệ = Số ứng viên đạt yêu cầu / Tổng số ứng viên

• Nếu tỷ lệ này càng cao, chứng tỏ bạn đã truyền thông nhiều cốt lõi của bạn đến các ứng viên và điều này giúp cho bạn đỡ vất vả trong việc lọc hồ sơ của ứng viên.
• Nếu tỷ lệ này quá thấp thì chứng tỏ bạn đã không truyền thông cho ứng viên để hiểu thêm về các tiêu chuẩn, nội dung công việc và điều kiện trong công việc là gì (quan trọng đó là họ có thể hiểu được các thông điệp mà bạn mang tới).

3. Tính hiệu quả của quảng cáo tuyển dụng

• Tổng chi phí / Tổng số CV. Chỉ tiêu này sẽ xác định xem để thu được một CV bạn sẽ mất bao nhiêu tiền.
• Số người sẽ tuyển được/ từng kênh

4. Thời gian để ứng tuyển ứng viên

• Chỉ số thời gian tuyển dụng chính là số thời gian trung bình kể từ khi bạn yêu cầu tuyển dụng để được chấp nhận đến khi nhận được nhân sự, chẳng hạn là 21 ngày.
• Chỉ số này sẽ ràng buộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự trong việc tìm người, vừa là cơ sở để định hướng cho các bộ phận trong công việc khi chủ động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực.

5. Chí số hiệu quả của từng nguồn tuyển dụng

Chỉ số này đo lường số CV nhận được thì số CV đạt yêu cầu trong mỗi chức danh. Chỉ số chi phí trung bình / 1 CV =  tức là đối với mỗi CV thu được thì từng kênh quảng cáo bạn mất bao nhiêu tiền. Bạn so sánh số tiền của từng kênh để có thể xem xét kênh nào là hiệu quả nhất. Điều đó cũng không đồng nghĩa với việc bạn chỉ thực hiện việc làm quảng cáo trên kênh hiệu quả nhất nhé. Ví dụ nó còn phụ thuộc vào độc giả của kênh quảng cáo đó là gì…

II. Tìm hiểu chỉ số KPI trong công tác tuyển dụng và thực trạng ngành HR

1. Chỉ số cho hồ sơ của ứng viên ngành HR

Chỉ số này sẽ đo lường chi phí bạn phải trả cho mỗi cơ hội tuyển dụng (tức là hồ sơ ứng viên có được). Công thức tính sẽ bằng tổng chi phí (quảng cáo, tìm kiếm, đăng tin tuyển dụng…) chia cho số hồ sơ mà ứng viên phù hợp và có chất lượng để có thể sẵn sàng tuyển dụng.

Xây dựng các tiêu chí để đánh giá các ứng viên một cách cụ thể

Hiện nay thì các doanh nghiệp sẽ thường chọn lựa các hình thức để đăng tin tuyển dụng. Và rồi mỗi tin tuyển nhân viên cũng sẽ được đăng trong 1, 2 tuần đến 1 tháng có thể mất đến vài triệu đồng. Kết quả chỉ số kpi là chỉ tìm được vài hồ sơ ứng viên phù hợp, thậm chí là không có. Khi đó, giá phải trả cho mỗi hồ sơ ứng viên có tiềm năng lên đến vài triệu. Có nhiều công ty cũng than phiền rằng họ bất lực với hoạt động tuyển dụng và đang tìm kiếm các giải pháp thay thế những kênh đăng tuyển hiện tại.

Chúng tôi thường chia sẻ với các bạn làm nghề nhân sự, nhất là trực tiếp tham gia vào công tác tuyển dụng, thay vì phải lựa chọn hình thức đăng tin như trước, hãy chuyển qua các hình thức khác như là lựa chọn gói lọc hồ sơ, tìm kiếm hồ sơ để chủ động tìm được ứng viên phù hợp, chi phí lãi tiết kiệm hơn 5-6 lần.

2. Tỷ lệ tuyển dụng thành công trên tổng hồ sơ nhận được trong ngành HR

Chỉ số này đo lường về chất lượng của các hồ sơ thu về, được tính bằng tỷ lệ giữa số ứng viên tuyển nhân viên thành công trên tổng số hồ sơ ứng viên doanh nghiệp nhân có được ban đầu.

Thực tế hiện nay thì số hồ sơ không phù hợp về kinh nghiệm và kỹ năng mềm, nội dung rất nhiều. Hồ sơ rác trên các trang web tuyển dụng cũng không hề ít. Điều này đã làm các nhà tuyển dụng mất nhiều thời gian để có thể sàng lọc, hẹn gặp mà tỷ lệ tuyển dụng thành công sẽ rất thấp.

3. Trung bình thời gian tuyển dụng

Chỉ số này đo lường được lượng thời gian kéo dài để tuyển dụng thành công một nhân viên sẽ được tính bằng số ngày tính từ lúc nhu cầu tuyển dụng được duyệt đến thời điểm mà doanh nghiệp tiếp nhận thành công nhân sự.

Trong thực tế, thời gian tuyển dụng bình quân có thể là một yếu tố mang tính ràng buộc về mặt trách nhiệm đối với các chuyên viên để tuyển dụng hay cả bộ phận HR trong công tác tìm kiếm những nhân sự phù hợp. Bên cạnh đó, chúng cũng là điều kiện và cơ sở để hoạch định cho các phòng ban trong việc chủ động thiết lập những kế hoạch và chiến lược về nguồn nhân lực.

4. Chi phí tuyển dụng nhân viên mới  

Chỉ số này đo lường chi phí bình quân cần phải trả cho việc tuyển dụng mỗi nhân viên mới. Công thức tính bằng ngân sách khi tuyển dụng (bao gồm cả tiền lương cho nhân viên nhân sự) để chia cho số nhân viên mới vào làm việc trong cùng kỳ. Nhà quản trị nhân sự sẽ nắm rõ chỉ số này sẽ biết phân bổ ngân sách và tính toán chi tiết cho các kênh tuyển dụng để có thẻ đánh giá hiệu quả tới từng kênh.

Trên thực tế thì doanh nghiệp cũng sẽ tiêu tốn nhiều ngân sách hơn nếu thời gian tuyển dụng được lâu hơn. Tất nhiên, chúng sẽ dẫn đến một thực trạng rằng tổng chi phí khi tuyển dụng mỗi nhân viên, dù là ở cấp bậc cơ bản nào cũng sẽ trở nên tốn kém và đắt đỏ vô cùng.

III. Làm sao để tối ưu hóa quá trình tuyển dụng 

1. Giảm thiểu các bước phỏng vấn không cần thiết

Khi công ty hiện tại của bạn sẽ chỉ có một phần ít nhân viên, quy trình tuyển dụng sẽ phải trải qua nhiều vòng và bài test năng lực cũng như tương tác xã hội nhằm tạo ra các ý nghĩa để bảo vệ sự phát triển thương hiệu của bạn.

Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng hơn thì quy trình phỏng vấn này vẫn quan trọng, tuy nhiên bạn hoàn toàn có các cách tốt hơn để rút ngắn vòng đời của ứng viên, tiết kiệm thời gian và công sức mà vẫn đủ để đảm bảo chất lượng chỉ số kpi tuyển nhân viên. 

2. Xây dựng các tiêu chí đánh giá ứng viên cụ thể

Xây dựng các tiêu chí để đánh giá các ứng viên một cách cụ thể

 3. Loại bỏ các “nút cổ chai”

Biết là vậy, tuy nhiên không thể loại bỏ vai trò của các nhà lãnh đạo và nhà quản lý cấp cao khỏi các quy trình tuyển nhân viên được. Bởi chỉ có họ mới chính là người thực sự có thể hiểu về doanh nghiệp nhất, và cũng là những người đánh giá chính xác nhất được ai sẽ là ứng viên tiềm năng nên tuyển vào.

4. Giới hạn thời gian liên lạc phản hồi với ứng viên

Nếu như ở chiến lược 2 thì bạn được khuyến khích để cắt giảm bớt các giai đoạn trong quy trình tuyển dụng, thì ở đây bạn cũng nhận được lời khuyên để đơn giản hoá và chuẩn hoá trong các giai đoạn, cụ thể hơn là trong quá trình liên lạc hai chiều giữa các ứng viên và bộ phận tuyển dụng trong công ty của bạn.

Hãy thử nghĩ xem, nếu công ty bạn gửi bài test năng lực của ứng viên và để mặc họ “khi nào làm xong thì gửi lại”, thời gian chủ động sẽ phản hồi trung bình của họ là bao nhiêu? Có khi nào mà bạn chợt nhận ra rằng đã quên không gửi email báo lịch phỏng vấn cho ứng viên mặc dù đã duyệt CV của họ? Thay vì đợi chờ mòn mỏi 1 tuần hay có thể là không bao giờ có kết quả chỉ số kpi, thì hãy đặt giới hạn thời gian cho mỗi hành động để có thể tương tác với ứng viên. 

IV. Kết luận