Administrative Support:
Manage the daily administrative functions of the Engineering Department, handle correspondence for the Director of Engineering / Maintenance Manager, and maintain organized filing and documentation systems.
Documentation & Reporting:
Prepare technical reports, maintain equipment logs, and manage documentation related to preventive maintenance programs.
Scheduling & Coordination:
Organize departmental meetings, take meeting minutes, and coordinate schedules for maintenance tasks, contractors, and engineering staff.
Budget & Procurement:
Assist in monitoring project expenses, update budget records and supporting documents, and support the procurement process for materials, tools, and equipment required by the department.
Communication & Liaison:
Act as the primary point of contact between the Engineering Department and other internal departments as well as external contractors to ensure maintenance and repair requests are handled in a timely manner.
Compliance:
Ensure that all administrative tasks comply with the policies, operational standards, and safety procedures of Green Bay Phu Quoc Resort & Spa.
Hỗ trợ hành chính:
Quản lý các công việc hành chính hàng ngày của bộ phận Kỹ thuật, hỗ trợ xử lý thư từ và các công việc văn phòng cho Director of Engineering / Maintenance Manager, đồng thời duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ và tài liệu một cách khoa học, dễ truy xuất.
Quản lý hồ sơ & báo cáo:
Chuẩn bị các báo cáo kỹ thuật, cập nhật và quản lý nhật ký thiết bị, đồng thời theo dõi và lưu trữ hồ sơ liên quan đến chương trình bảo trì phòng ngừa (Preventive Maintenance).
Lập lịch & điều phối:
Sắp xếp các cuộc họp của bộ phận, ghi biên bản cuộc họp, đồng thời điều phối lịch làm việc cho các công việc bảo trì, nhà thầu và nhân viên kỹ thuật.
Ngân sách & mua sắm:
Hỗ trợ theo dõi chi phí dự án, cập nhật hồ sơ ngân sách và các chứng từ liên quan, đồng thời hỗ trợ quy trình mua sắm vật tư, thiết bị và công cụ phục vụ cho hoạt động của bộ phận.
Giao tiếp & điều phối:
Đóng vai trò là đầu mối liên hệ giữa bộ phận Kỹ thuật với các bộ phận nội bộ và các nhà thầu bên ngoài nhằm đảm bảo các yêu cầu sửa chữa và bảo trì được xử lý kịp thời.
Tuân thủ:
Đảm bảo tất cả các công việc hành chính của bộ phận tuân thủ các chính sách, tiêu chuẩn vận hành và quy trình an toàn của Green Bay Phu Quoc Resort & Spa.
