Triển khai công việc tại bộ phận CSKH:
- Tổ chức triển khai, phân công công việc cho chuyên viên CSKH, kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các kế hoạch vận hành đã phê duyệt.
Quản lý các kế hoạch:
- Khi phát sinh các chiến dịch, dự án cần tham gia lập kế hoạch bổ sung, cập nhật vào bộ kế hoạch công việc bộ phận phụ trách.
- Lập kế hoạch công việc định kỳ, kế hoạch triển khai công việc theo tháng/tuần/ngày theo kế hoạch chung của TTTM, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch, đảm bảo hoàn thiện kế hoạch theo đúng quy định cả về thời gian và chất lượng.
Quản lý chi phí:- Lập ngân sách mua sắm VTVL, CCDC, VPP hàng năm đảm bảo: đúng/đủ/tối ưu.
Quản lý thu hồi công nợ:
- Đốc thúc Bộ phận kinh doanh cho thuê, tăng cường các giải pháp thu hồi công nợ, hạn chế nợ xấu, nợ quá hạn.
- Tiếp nhận và phân bổ chỉ tiêu cho từng chuyên viên CSKH, rà soát công nợ/hỗ trợ CV CSKH xử lý các trường hợp khách hàng chưa có kế hoạch thanh toán.
Tổ chức kiểm tra, kiểm soát chất lượng dịch vụ và khắc phục các lỗi liên quan đến CLDV:- Hàng ngày tổ chức checklist tình trạng CSVC gian hàng, CLDV gian hàng. Yêu cầu khắc phục và theo dõi kết quả xử lý, đảm bảo CLDV đạt tiêu chuẩn theo quy định.
Quản lý bảng kiểm tuân thủ các gian hàng:- Lập và theo dõi HSPL, kiểm soát việc thu hồi đầy đủ hồ sơ theo quy định, lưu trữ tại cơ sở, lập kế hoạch khắc phục và đề xuất phương án xử lý khi có vướng mắc.
Quản lý tình trạng kinh doanh của TTTM và các gian hàng, các giải pháp tăng doanh thu cho gian hàng, lập và triển khai kế hoạch MKT:
- Quản lý tình hình kinh doanh TTTM/gian hàng, các giải pháp tăng doanh thu cho gian hàng.
+ Quản lý khách thuê mới: kiểm soát việc tiếp nhận xử lý thông tin khách hàng từ BP cho thuê, cải tạo/bàn giao mặt bằng cho khách thuê.
+ Quản lý thi công/sửa chữa, cải tạo: thẩm định/trình duyệt phương án, cấp phép thi công, kiểm soát chất lượng /nghiệm thu/thanh toán.
+ Quản lý thanh lý khách thuê: phân tích/đánh giá/nhận định rủi ro, đàm phán/tiếp nhận xử lý đề xuất thanh lý của khách thuê, trình CBLĐ phê duyệt phương án thanh lý , kiểm soát việc triển khai thanh lý (hoàn thiện hồ sơ, hoàn cọc, nhận lại mặt bằng từ khách thuê...).
+ Quản lý tình trạng kinh doanh của TTTM/gian hàng: kiểm soát doanh thu của khách hàng , đánh giá/phân tích tình hình doanh thu của gian hàng, họp, đàm phán các phương án nâng cao hiệu quả kinh doanh với khách, thúc đẩy doanh thu, trình phương án hỗ trợ khách (nếu có), kiểm soát việc thực hiện /hiệu quả phương án hỗ trợ, đảm bảo phương án đưa ra hiệu cao, tăng doanh thu đúng theo mục tiêu triển khai.
+ Quản lý tái ký/các điều chỉnh liên quan đến HĐT: thẩm định đề xuất tái ký/điều chỉnh của gian hàng, trình CBLĐ phê duyệt, kiểm soát quá trình đàm phán/chốt thông tin tái ký/hoàn thiện hồ sơ tái ký.
- Quản lý, tổ chức, kiểm soát việc triển khai các chương trình MKT:
+ MKT gian hàng: tư vấn và phê duyệt các hoạt động MKT gian hàng trong phân quyền hoặc trình phê duyệt, kiểm soát việc thực hiện và đánh giá hiệu quả chương trình của GH.
+ MKT chuỗi: kiểm soát việc triển khai các chương trình MKT chuỗi, đảm bảo đúng quy định, đạt hiệu quả; kiểm soát việc thanh toán chi phí liên quan.
+ MKT của BQL: lập KH MKT để kích cầu, kiểm soát việc triển khai thực hiện/chất lượng các chương trình, đánh giá hiệu quả chương trình trong việc gia tăng lượng khách tới TTTM, tăng doanh thu cho GH.
Công việc khác theo yêu cầu:
- Đánh giá nhân sự của BP CSKH
- Phối hợp với các BP liên quan để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
- Rà soát và cập nhật hệ thống các QT/QĐ của BP CSKH.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của CBLĐ
Xây dựng và duy trì sự tuân thủ công tác quản trị, vận hành hệ thống
- Tuân thủ nội quy/quy định/tài liệu nội bộ của Tổng Công ty. Quản lý dữ liệu/ thông tin/ hồ sơ chuyên môn và các tài liệu liên quan đến tác nghiệp nội bộ Ban/Phòng. Đồng bộ hóa dữ liệu hướng đến số hóa và AI hóa toàn bộ hệ thống quản trị nghiệp vụ chuyên môn.
- Chủ trì xây dựng hệ thống quản trị nội bộ Ban/Phòng: Quy định, Quy trình, Biểu mẫu, Quy chế triển khai (Checklist) công việc,… đề xuất điều chỉnh Ma trận phân quyền phù hợp vận hành từng thời kỳ để đảm bảo công tác vận hành nội bộ, phối hợp công việc liên Ban/Phòng được xuyên suốt, chính xác, nhanh chóng mang lại hiệu quả tối ưu.
- Nhận diện, đánh giá, kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong hoạt động hàng ngày tại Đơn vị; báo cáo tới Phòng Quản lý Rủi ro, Quy trình và Tuân thủ các rủi ro phát sinh theo các chính sách, quy định nội bộ về quản lý rủi ro.
- Quản trị, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến công cụ dụng cụ, tài sản mà Ban/Phòng sử dụng, vận hành, quản lý.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo chuyên môn nội bộ cho Ban/Phòng nhằm nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển đội ngũ nhân sự kế thừa.
