Operations & Admin Manager - HCMC - Rhythmic Gymnastics

Trách nhiệm chính
Giao tiếp với Phụ huynh & Cộng đồng
• Quản lý tất cả các nhóm chat của phụ huynh và huấn luyện viên (ví dụ: Zalo/WhatsApp/Facebook Messenger), đảm bảo thông tin rõ ràng, nhất quán và kịp thời.
• Giải quyết các câu hỏi và vấn đề của phụ huynh với sự thấu hiểu, kiên định với các chính sách và phản hồi nhanh chóng.
• Soạn thảo và gửi các cập nhật hàng tuần/hàng tháng, lời nhắc, thông báo chính sách và thông tin sự kiện.
Lớp học thử, Theo sát & Đăng ký học viên mới
• Theo sát các gia đình học thử để chuyển đổi sang đăng ký chính thức (nhắn tin, gọi điện, lên lịch các bước tiếp theo).
• Điều phối tất cả các buổi học thử/tuyển chọn: đăng ký, xác nhận, nhắc lịch, theo dõi sĩ số.
• Duy trì danh sách tiềm năng/học thử/nhập học rõ ràng và báo cáo chỉ số chuyển đổi cho ban quản lý.
Lập hóa đơn, Thanh toán & Quản lý các buổi dạy kèm riêng
• Quản lý hóa đơn và lịch trình cho các lớp học/buổi dạy kèm riêng.
• Theo dõi các khoản thanh toán chưa hoàn tất, phối hợp xác nhận thanh toán và lưu giữ hồ sơ ngăn nắp.
• Quản lý việc lập hóa đơn học phí hàng quý và đảm bảo xuất hóa đơn chính xác cũng như theo dõi thanh toán.
Lập lịch học & Quản lý quy mô lớp học
• Phối hợp thay đổi lịch trình với các huấn luyện viên và thông báo cập nhật tới phụ huynh.
• Nắm giữ và duy trì thời khóa biểu chính cho tất cả các chương trình.
• Đảm bảo danh sách lớp, sĩ số tối đa và theo dõi điểm danh chính xác.
Điều phối Huấn luyện viên bên ngoài (Nga & Hà Nội)
• Chuẩn bị tính toán thù lao và theo dõi chi trả cho các huấn luyện viên bên ngoài.
• Điều phối kế hoạch làm việc từ xa/trực tiếp, sắp xếp lịch trình và hỗ trợ hậu cần.
• Theo dõi giờ dạy của các huấn luyện viên bên ngoài và đối soát với lịch trình.
Lập kế hoạch Giải đấu, Buổi biểu diễn & Thi đấu Quốc tế
• Lập kế hoạch và thực hiện về địa điểm, hậu cần và giao tiếp với phụ huynh cho:
Các giải đấu quốc tế (4 lần mỗi năm).
Các cuộc thi & buổi biểu diễn (3 lần mỗi năm).
• Phối hợp với Huấn luyện viên trưởng về danh sách vận động viên, lịch trình và các nhu cầu vận hành.
• Quản lý tiến độ, yêu cầu đăng ký, thông tin liên quan đến đi lại (nếu có) và họp phổ biến cho phụ huynh.
Lập kế hoạch & Triển khai Trại hè
• Lập kế hoạch và triển khai các trại hè: lịch trình, nhân sự, đăng ký, giao tiếp với phụ huynh và hậu cần tại chỗ.
• Điều phối các ấn phẩm và thông báo để thúc đẩy sự tham gia.
Ấn phẩm tại Trung tâm & Tài liệu cho Phụ huynh
• Lập kế hoạch và triển khai các ấn phẩm tại phòng tập (áp phích, lịch trình, thông báo, thông tin chương trình).
• Tạo và duy trì các tài liệu, bài thuyết trình dành cho phụ huynh khi cần thiết.
Trợ lý cho Huấn luyện viên trưởng (Hỗ trợ Hành chính & Quản lý)
• Chuẩn bị các báo cáo đơn giản, bảng theo dõi và cập nhật tình hình hàng tuần.
• Hỗ trợ Huấn luyện viên trưởng trong việc điều phối hành chính, hồ sơ, lịch trình và theo dõi vận hành.
Yêu cầu công việc
• Giao tiếp tự tin với phụ huynh và huấn luyện viên; bình tĩnh dưới áp lực.
• Sử dụng thành thạo tiếng Anh và tiếng Việt (viết và nói).
• Chú ý đến chi tiết và có thói quen theo sát công việc chặt chẽ.
• Có kinh nghiệm thực tế trong quản lý vận hành/hành chính, quản lý trường học/phòng tập/studio hoặc điều phối khách hàng.
• Thành thạo:
Canva (thiết kế cơ bản cho thông báo/ấn phẩm tới phụ huynh).
Phúc lợi
MS Word, Excel, PowerPoint.
• Lương: 26tr VNĐ (Gross)/tháng.

career growth, vacation and leaves

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-04-10 15:55:03