Personal Assistant to General Manager

MISSION | SỨ MỆNH:
Trợ lý Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính và thư ký cho Văn phòng Điều hành và Tổng Giám đốc.
A Personal Assistant is responsible for performing administrational and secretarial duties to Executive Office and General Manager.
MAIN RESPONSIBILITIES | TRÁCH NHIỆM CHÍNH:
Liaise with Department Heads and associates in relation to necessary follow- up on queries, deadlines, requests and special functions instigated by the General Manager.
Coordinate and allocate overflow work amongst hotel secretaries.
Hỗ trợ Trưởng bộ phận soạn thảo phản hồi các yêu cầu và khiếu nại của khách.
Liaise with the Executive Committee members to ensure reporting deadlines to Division/Regional Offices and Owners Representatives are met.
Tham dự, ghi biên bản họp Trưởng bộ phận hàng tuần và gửi đến các bên liên quan.
It is not the intent of this job description to cover all aspects of the position but to highlight the most important areas of responsibility.
Điều phối báo cáo quản lý hàng tháng đảm bảo đúng thời hạn khu vực.
Sắp xếp công tác, di chuyển cho Tổng Giám đốc, Ban Điều hành và Trưởng bộ phận khi cần.
Quản lý, phối hợp bảo trì thiết bị văn phòng và kiểm soát chi phí văn phòng phẩm của Văn phòng Điều hành.
Comply with all Corporate and Hotel Standards and Procedures.
Coordinate Monthly Management Report to ensure Regional deadlines are met.
Đại diện Văn phòng Tổng Giám đốc tham dự các sự kiện của khách và nhân viên khi cần.
Maintain the strictness confidentiality on all matters relating to Melia International, including all other internal matters directed to the General Manager’s Office and the Hotel.
Assist Department Heads with preparation of correspondence in answer to guest queries and complaints.
Attend and transcribe minutes of weekly Department Heads Meeting for distribution to Department Heads.
Represent the General Manager’s Office at guest/staff functions as required.
Hỗ trợ chuẩn bị ngân sách hàng năm.
Prepare “Manager on Duty” roster.
Hỗ trợ toàn diện công tác trợ lý và thư ký cho Tổng Giám đốc, bao gồm soạn thảo văn bản, tiếp nhận và sàng lọc cuộc gọi, sắp xếp lịch làm việc.
Phối hợp với Ban Điều hành nhằm đảm bảo các báo cáo gửi Văn phòng Khu vực và Đại diện Chủ đầu tư đúng hạn.
Draft Guest Questionnaire responses to be approved and signed by the General Manager.
Đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc.
Phân loại, chuyển phát thư từ hằng ngày và điều phối dịch vụ chuyển phát.
Lập lịch trực “Manager on Duty”.
Soạn thảo phản hồi khảo sát khách hàng để Tổng Giám đốc xem xét và ký duyệt.
Mô tả công việc này nêu các nhiệm vụ chính và không bao gồm toàn bộ trách nhiệm.
Phối hợp với Trưởng bộ phận và nhân viên để theo dõi các yêu cầu, thời hạn, công việc phát sinh và sự kiện theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
Sort and distribute daily mail and coordinate courier services
Provide full PA and secretarial assistance to the General Manager, including preparation of correspondence, screening telephone calls and organizing appointments.
Tuân thủ các tiêu chuẩn và quy trình của Tập đoàn và khách sạn.
Ensure compliance with legislated health and safety requirements within the workplace.
Actively promote a work environment, which cares for guests and associates alike.
Đảm bảo tuyệt đối bảo mật mọi thông tin liên quan đến Meliá Hotels International, bao gồm các vấn đề nội bộ của Văn phòng Tổng Giám đốc và khách sạn.
Xây dựng môi trường làm việc tích cực, quan tâm đến cả khách hàng và nhân viên.
Assist in preparing the yearly Budget documents.
Maintain an efficient filing system.
Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học, hiệu quả.
Coordinate travel arrangement for the General Manager, Excom and Department Heads as requested.
Điều phối và phân bổ công việc cho đội ngũ thư ký khi cần.
Liaison for office equipment and maintenance requirements (i.e. copier, printers), including control and cost containment of Executive Office stationery supplies.

REQUIREMENTS | YÊU CẦU:
At least 1- year experience in similar position
Cẩn thận, chú trọng chi tiết
Detail- oriented
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Ngôn ngữ Anh, Quản trị Khách sạn hoặc lĩnh vực liên quan
Nghiệp vụ thư ký
Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
Tự tin, giao tiếp tốt trước đám đông
Secretarial skills
Confident with strong public communication skills
Thành thạo tiếng Anh (nói và viết)
Fluent in English both speaking and writing
Bachelor’s degree in business administration, English Linguistics, Hotel Management, or related field

BENEFITS | QUYỀN LỢI:
Dynamic International Working Environment: Be part of a global hospitality network that values diversity and fosters professional growth.
Ưu đãi nội bộ tại hệ thống khách sạn
Work- Life Balance: Enjoy 2 days off per week to recharge and spend quality time.
Quà tặng/ưu đãi sinh nhật
Cân bằng công việc – cuộc sống (2 ngày nghỉ/tuần)
Celebratory Birthday Benefit: Receive special recognition and rewards on your birthday.
Xe đưa đón nhân viên (Vũng Tàu – Hồ Tràm, Long Hải, Phước Hải)
Convenient Employee Transportation: Shuttle buses provided for employees, with routes from Vung Tau to Melia Ho Tram and additional stops in Long Hai and Phuoc Hai.
Exclusive Hotel Discounts: Access special room rates and benefits across Melia Hotels International properties.
Mức lương cạnh tranh, hấp dẫn
Môi trường làm việc quốc tế năng động
13th Month Salary: Enjoy an additional month’s salary as a year- end bonus.
Competitive Salary Package: Attractive compensation to match your expertise and contributions.
Exciting Annual Outing Trips: Strengthen team spirit and create memorable experiences during our company outings.
Lương tháng 13
Du lịch công ty hằng năm

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-07-06 20:05:03