Tiếp nhận, phân loại và cập nhật thông tin
- Tiếp nhận các thông tin cập nhật từ các phòng ban, chủ quản,...
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ trước khi trình ký.
- Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ, đề xuất, báo cáo trình TGĐ.
- Kiểm tra, xác minh thông tin
- Phân loại theo mức độ ưu tiên (khẩn – quan trọng – theo dõi).
- Tóm tắt nội dung chính để TGĐ nắm nhanh.
- Ghi nhận chỉ đạo của TGĐ
- Báo cáo cho TGĐ các thông tin ghi nhận và xác minh
Thư ký cuộc họp
- Cập nhật bảng kê theo dõi công việc được thống nhất trong các cuộc họp
- Ghi chép và phát hành biên bản họp
- Chuẩn bị, kiểm tra và rà soát các tài liệu, nội dung,… cần thiết cho buổi họp
- Tham gia các cuộc họp theo yêu cầu TGĐ
Theo dõi & kiểm soát chỉ đạo TGĐ
- Theo dõi deadline từng phòng ban.
- Đôn đốc, hỗ trợ các phòng ban xử lý công việc
- Tiếp nhận, ghi chú và truyền đạt thông tin chỉ đạo của TGĐ
- Cập nhật, quản lý bảng kê công việc TGĐ giao.
- Báo cáo tình trạng hoàn thành (Đúng hạn / Trễ / Rủi ro).
Tổng hợp báo cáo
- Tổng hợp báo cáo định kỳ từ các phòng ban.
- Trình bày nội dung báo cáo cho TGĐ
- Chuẩn hóa báo cáo theo yêu cầu
Xây dựng hồ sơ, tài liệu & kiểm soát tuân thủ
- Chuẩn bị các tài liệu theo yêu cầu TGĐ
- Xây dựng quy trình, quy định theo yêu cầu TGĐ
- Cải tiến quy trình để nâng cao hiệu suất công việc, giảm thiểu thời gian xử lý
- Kiểm soát tính tuân thủ quy định nội bộ.
- Xây dựng tài liệu đối ngoại: hồ sơ năng lực, hồ sơ đầu tư, thỏa thuận,…
Quản lý chi phí
- Giải trình thực hiện dự chi
- Lập và theo dõi ngân sách VP TGĐ
- Báo cáo chi phí định kỳ cho TGĐ, kịp thời nhắc nhở các khoản chi phí cận hạn mức, chưa hợp lý
Đối ngoại
- Nhắc nhở các dịp đặc biệt (ngày sinh, ngày thành lập,…) để TGĐ chúc mừng
- Tháp tùng TGĐ các buổi đổi ngoại theo yêu cầu
- Quản lý, theo dõi danh sách đối tác, khách hàng chiến lược của TGĐ
Chuẩn bị các chuyến công tác TGĐ
- Sắp xếp vé máy bay, khách sạn, phương tiện đưa đón,...
- Quản lý chi phí công tác.
- Chuẩn bị lịch trình chi tiết.
Quản lý nội dung truyền thông và hình ảnh cho TGĐ
- Chuẩn bị thư chúc mừng, thư chúc Tết cho các dịp quan trọng
- Chuẩn bị các nội dung phát biểu của TGĐ cho các sự kiện quan trọng: họp cổ đông, họp nội bộ, tất niên, ….
- Nhắc nhở, chuẩn bị cho TGĐ xuất hiện ở các sự kiện quan trọng để đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp
Lưu trữ hồ sơ
- Lưu trữ các hồ sơ, giấy tờ cá nhân của TGĐ
- Lưu trữ, quản lý các hồ sơ quan trọng của công ty và của TGĐ
- Lưu trữ tài liệu, hồ sơ công việc: biên bản, văn bản soạn thảo, quy trình,…
Khác
- Tham gia hỗ trợ dịch thuật tài liệu, hồ sơ kỹ thuật khi cần.- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Lãnh đạo phân công.
